Arbeitszeiterfassung im Handwerk: Was Betriebe jetzt wissen müssen

Marvin FinkGeschäftsführer & Leiter Vertrieb

Wissenswertes

06. September 24Aktualisiert am 06. August 268 Minuten

Kaum ein Thema sorgt im Handwerk für so viel Verunsicherung wie die Arbeitszeiterfassung. Die einen warten auf ein Gesetz, das nie kommt. Die anderen glauben, sie hätten längst etwas versäumt. Beides führt in die Irre.

Wir sortieren, was heute schon gilt, was am Bau strenger ist als anderswo und was die geplante Gesetzesänderung wirklich bringen soll.

Das Wichtigste in Kürze

Die Pflicht gilt bereits. Seit dem Beschluss des Bundesarbeitsgerichts vom September 2022 musst du die Arbeitszeit deiner Leute systematisch erfassen. Dafür braucht es kein neues Gesetz.
Papier ist derzeit noch erlaubt. Eine allgemeine Pflicht zur elektronischen Erfassung gibt es aktuell nicht.
Am Bau gelten schärfere Regeln. Über das Mindestlohngesetz musst du dort Beginn, Ende und Dauer innerhalb von sieben Tagen aufzeichnen.
Die Novelle ist noch Entwurf. Sie soll die elektronische Erfassung verpflichtend machen, ist aber Stand August 2026 nicht verkündet.

Einfache Zeiterfassung in der Fertigung.

Gilt die Zeiterfassungspflicht jetzt schon oder nicht?

Sie gilt. Und zwar seit 2022.

Der Reihe nach: Im Mai 2019 entschied der Europäische Gerichtshof (Az. C-55/18), dass die EU-Staaten ihre Arbeitgeber zu einem objektiven, verlässlichen und zugänglichen System der Arbeitszeiterfassung verpflichten müssen. In Deutschland passierte danach erst einmal wenig, weil man auf den Gesetzgeber wartete.

Dann kam das Bundesarbeitsgericht. Mit Beschluss vom 13. September 2022 (Az. 1 ABR 22/21) stellte es fest: Die Pflicht besteht in Deutschland bereits, und zwar über § 3 Abs. 2 Nr. 1 des Arbeitsschutzgesetzes. Arbeitgeber müssen ein System zur Erfassung der Arbeitszeit einführen und nutzen.

Umgangssprachlich heißt das Ganze „Stechuhr-Urteil". Der Name führt in die Irre, denn eine Stechuhr verlangt niemand.

Häufiges Missverständnis

Viele Betriebe warten auf das „neue Zeiterfassungsgesetz", bevor sie etwas ändern. Das ist ein Denkfehler: Die Erfassungspflicht ist schon da. Das geplante Gesetz regelt vor allem, in welcher Form erfasst werden muss.

Was das Arbeitszeitgesetz heute vorschreibt

Neben der Erfassungspflicht selbst gibt das Arbeitszeitgesetz den Rahmen vor, den du einhalten und damit auch belegen können musst:

Höchstarbeitszeit
Werktäglich 8 Stunden. Bis zu 10 Stunden sind möglich, wenn im Schnitt über 6 Kalendermonate oder 24 Wochen die 8 Stunden eingehalten werden.
Pausen
Ab mehr als 6 Stunden Arbeitszeit mindestens 30 Minuten, ab mehr als 9 Stunden mindestens 45 Minuten.
Ruhezeit
Nach Feierabend mindestens 11 Stunden ununterbrochene Ruhezeit vor dem nächsten Einsatz.
Aufzeichnung von Mehrarbeit
Alles, was über die werktägliche Arbeitszeit hinausgeht, musst du nach § 16 Abs. 2 ArbZG aufzeichnen und mindestens zwei Jahre aufbewahren.

Gerade die Ruhezeit wird im Handwerk gern unterschätzt. Wenn der Monteur abends um 20 Uhr von der Baustelle kommt, darf er am nächsten Morgen nicht um 6 Uhr wieder anfangen. Wer Einsätze plant, ohne die Zeiten zu kennen, plant solche Verstöße mit ein, ohne es zu merken. Eine saubere Mitarbeiterplanung und die Zeiterfassung gehören deshalb zusammen.

Sonderfall Bau: hier gelten strengere Regeln

Das übersehen viele Betriebe. Neben dem Arbeitszeitgesetz greift für einen Teil des Handwerks das Mindestlohngesetz mit deutlich schärferen Vorgaben.

§ 17 MiLoG verpflichtet Arbeitgeber in den Branchen aus § 2a Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetz, Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit aufzuzeichnen. Das Baugewerbe gehört dazu. Dieselbe Pflicht gilt außerdem für alle geringfügig Beschäftigten, also für jeden Minijobber im Betrieb.

Konkret bedeutet das:

Aufzeichnung spätestens bis zum siebten Kalendertag nach dem Arbeitstag
Aufbewahrung mindestens zwei Jahre
Bereithalten im Inland und in deutscher Sprache für Kontrollen der Finanzkontrolle Schwarzarbeit (FKS)
Ein Dienstplan reicht nicht: gefragt sind die tatsächlich geleisteten Stunden, Pausen abgezogen

Praxistipp

Die Sieben-Tage-Frist ist der Punkt, an dem Papier im Alltag kippt. Wenn Stundenzettel erst am Monatsende aus dem Bulli kommen, ist die Frist längst gerissen. Wer wöchentlich abrechnet, sollte die Zettel auch wöchentlich im Büro haben.

Eine bestimmte Form schreibt das MiLoG übrigens nicht vor. Papier, Excel oder eine App sind alle zulässig, solange die Angaben vollständig, fristgerecht und prüfbar sind.

Was die geplante ArbZG-Novelle ändern soll

Hier ist Stand August 2026 Vorsicht angebracht, denn es kursieren viele Halbwahrheiten.

Die Bundesregierung hat sich im Koalitionsvertrag 2025 auf eine Reform des Arbeitszeitgesetzes verständigt. Dazu liegt ein Referentenentwurf des Bundesarbeitsministeriums vor. Verkündet und in Kraft ist er nicht. Solange das so bleibt, gilt weiterhin die Rechtslage von oben.

Vorgesehen sind im Kern zwei Dinge:

Elektronische Erfassung als Regelfall. Beginn, Ende und Dauer der Arbeitszeit sollen grundsätzlich elektronisch und am Tag der Arbeitsleistung dokumentiert werden. Der eingescannte Stundenzettel wäre damit keine saubere Lösung mehr.
Wöchentliche statt täglicher Höchstarbeitszeit. Statt der starren 8-Stunden-Grenze pro Tag soll eine wöchentliche Obergrenze treten, was längere Einzeltage erlauben würde.

Für kleinere Betriebe sind Ausnahmen von der elektronischen Form und Übergangsfristen im Gespräch. Die genauen Schwellen und Fristen sind im politischen Verfahren aber noch strittig und haben sich zwischen den Entwurfsfassungen mehrfach verschoben. Konkrete Zahlen zu nennen wäre an dieser Stelle unseriös.

Unsere Einschätzung

Wer heute schon digital erfasst, muss sich um die Novelle keine Gedanken machen. Wer auf Papier arbeitet, hat Zeit, sollte den Umstieg aber nicht auf den Tag verschieben, an dem das Gesetz im Bundesgesetzblatt steht. Eine Umstellung im laufenden Betrieb braucht ein paar Wochen, keine Nacht.

Was das konkret für deinen Betrieb heißt

Unabhängig davon, wie die Novelle am Ende aussieht, laufen die Anforderungen auf drei Dinge hinaus:

Lückenlos dokumentieren. Beginn, Ende, Pausen, für jeden Mitarbeitenden, für jeden Tag.
Nachweisen können. Bei einer Prüfung durch Zoll oder Rentenversicherung musst du die Aufzeichnungen vorlegen, nicht rekonstruieren.
Ein System haben, das alle nutzen. Eine Regelung, die nur die Hälfte der Mannschaft befolgt, ist keine.

Punkt drei ist in der Praxis der schwierigste. Technik ist selten das Problem, Gewohnheit schon. Wie du dein Team dabei mitnimmst, haben wir in einem eigenen Beitrag zusammengetragen: Mitarbeiter von einer Software überzeugen.

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Drei Wege, Zeiten zu erfassen, und was sie taugen

Der Stundenzettel auf Papier

Rechtlich zulässig, im Alltag mühsam. Zettel gehen verloren, werden am Monatsende aus dem Gedächtnis ausgefüllt und müssen im Büro abgetippt werden. Jede Abschrift ist eine neue Fehlerquelle. Am Bau kommt die Sieben-Tage-Frist dazu, die sich mit Zetteln im Fahrzeug schwer halten lässt.

Die Excel-Tabelle

Der beliebteste Zwischenschritt und meistens eine Sackgasse. Excel kann Zeiten festhalten, aber niemand füllt es auf der Baustelle aus. Also wird trotzdem erst notiert und später übertragen. Warum Excel als Schaltzentrale im Handwerk an Grenzen stößt, haben wir hier ausführlich beschrieben: Warum Excel im Handwerk heute nicht mehr funktioniert.

Die App auf dem Gerät, das eh dabei ist

Erfasst wird dort, wo gearbeitet wird, und landet direkt im Büro. Kein Abtippen, keine Frist, die reißt. Für unterschiedliche Situationen gibt es dabei unterschiedliche Wege:

Am Handy oder Tablet, direkt am Auftrag. Das ist der Normalfall auf der Baustelle.
Per Chip in der Werkstatt. Kurz an das Lesegerät halten, fertig. Wie das funktioniert, steht unter Zeiterfassung mit RFID.
Mit Standortnachweis, wenn du belegen musst, dass gestempelt wurde, wo auch gearbeitet wurde. Was dabei datenschutzrechtlich geht und was nicht, klärt der Beitrag zur Zeiterfassung mit GPS-Tracking.

Typische Fehler, die im Handwerk teuer werden

Pausen pauschal abziehen
Eine feste halbe Stunde vom Tag abzuziehen, ohne die tatsächliche Pause zu erfassen, hält einer Prüfung nicht stand.

Gefragt ist die tatsächlich geleistete Arbeitszeit, nicht der Dienstplan.

Fahrten zwischen Baustellen sind in der Regel Arbeitszeit und gehören mit erfasst.

Zwei Jahre Aufbewahrung sind das Minimum. Ein aufgeräumter Aktenschrank hilft bei einer Prüfung niemandem.

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Wie Artesa dabei unterstützt

Die Zeiterfassung in Artesa ist an den Auftrag gekoppelt, nicht an ein separates Programm. Dein Team stempelt dort, wo es ohnehin sieht, was heute ansteht, per App, per Chip oder am Rechner in der Werkstatt.

Für dich heißt das: Die Stunden sind am selben Tag im System, Pausen und Überstunden laufen automatisch mit und die Nachweise liegen vollständig vor, wenn sie jemand sehen will. Weil die Zeiten direkt am Auftrag hängen, hast du sie außerdem für die Nachkalkulation zur Hand, statt sie hinterher zusammenzusuchen.

Im Alltag sieht das so aus:

Einstempeln. Der Mitarbeiter wählt im Auftrag oder im Tagewerk zwischen Fahrt und Arbeit. Dass die Erfassung läuft, sieht er an der grünen Leiste am unteren Bildschirmrand.
Pause. Ein Klick stoppt die Zeit, ein weiterer setzt sie fort. Die Pause steht damit erfasst im Zettel, statt pauschal abgezogen zu werden.
Stundenzettel einreichen. Am Wochen- oder Monatsende geht der digitale Stundenzettel ins Büro.
Prüfen und freigeben. Büro und Admin genehmigen oder lehnen ab, wobei eine Ablehnung immer einen Grund braucht. Der Mitarbeiter wird informiert und korrigiert den Eintrag.
Auswerten. Die freigegebenen Zeiten gehen als CSV an die Lohnbuchhaltung oder direkt in die Nachkalkulation.

Wie sich das gegenüber anderen Software-Kategorien einordnet, zeigt unser Vergleich der Handwerkersoftware-Typen. Und wenn du wissen willst, wo im Betrieb sonst noch Zeit verloren geht, lohnt der Blick auf die größten Zeitfresser im Handwerk.

Häufige Fragen zur Arbeitszeiterfassung im Handwerk

Ja. Seit dem Beschluss des Bundesarbeitsgerichts vom 13. September 2022 (Az. 1 ABR 22/21) besteht die Pflicht, ein System zur Erfassung der Arbeitszeit einzuführen. Sie ergibt sich aus § 3 Abs. 2 Nr. 1 Arbeitsschutzgesetz und gilt unabhängig von der geplanten Gesetzesnovelle.

Derzeit ja. Eine allgemeine Pflicht zur elektronischen Erfassung gibt es aktuell nicht. Der Referentenentwurf zur Novelle des Arbeitszeitgesetzes sieht sie vor, ist Stand August 2026 aber nicht in Kraft.

Ja. Über § 17 Mindestlohngesetz musst du im Baugewerbe Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit spätestens bis zum siebten Kalendertag nach dem Arbeitstag aufzeichnen und die Unterlagen zwei Jahre im Inland bereithalten. Dieselbe Pflicht gilt für alle Minijobber, unabhängig vom Gewerk.

Von der Erfassungspflicht selbst nicht. Im Gespräch sind Ausnahmen von der künftigen elektronischen Form für kleinere Betriebe. Die genauen Schwellenwerte sind im Gesetzgebungsverfahren noch offen.

Fahrten zwischen zwei Einsatzorten während des Arbeitstages sind in der Regel Arbeitszeit. Bei der Fahrt von zuhause zur ersten Baustelle kommt es auf die Umstände an, etwa darauf, ob der Treffpunkt der Betrieb ist. Im Zweifel lohnt die Rücksprache mit der Innung oder einem Fachanwalt.

Mindestens zwei Jahre. Diese Frist gilt sowohl für die Aufzeichnungen nach § 16 Abs. 2 Arbeitszeitgesetz als auch für die nach § 17 Mindestlohngesetz.

Hinweis

Dieser Beitrag gibt den Stand von August 2026 wieder und ersetzt keine Rechtsberatung. Für die Bewertung deines konkreten Falls sind deine Innung, dein Steuerberater oder ein Fachanwalt für Arbeitsrecht die richtigen Ansprechpartner.