Dokumentation & Kommunikation fürs Handwerk.
Alle Infos griffbereit - jederzeit und überall
Mit Artesa bündelst du deine gesamte Kommunikation und Dokumentation in einer Software. So sparst du Zeit, optimierst Arbeitsabläufe und förderst die Transparenz in deinem Betrieb. Bleibe immer auf dem Laufenden und verpasse keine wichtigen Infos mehr!
Alle Infos im Blick
Dokumentation & Kommunikation mit Artesa
Im Alltag laufen Informationen oft über verschiedene Wege: Anrufe, WhatsApp, Zettel oder Gespräche auf der Baustelle. Gerade wenn mehrere Mitarbeiter an einem Auftrag arbeiten, gehen Details schnell verloren. Mit Artesa bündelst du Kommunikation und Dokumentation – damit alle im Team immer mit den gleichen Informationen arbeiten.
- Infos stehen in WhatsApp, Zetteln & Excel und sind nicht immer zugänglich.
- Änderungen gehen verloren und wichtige Details kommen erst verspätet an.
- Rückfragen häufen sich und Abstimmungen kosten wertvolle Zeit.
- Ergebnisse werden nicht dokumentiert und sind später schwer nachvollziehbar.
- Infos sind für das ganze Team abrufbar.
- Änderungen sind sofort für alle sichtbar.
- Alle kennen immer den aktuellen Stand.
- Schritte werden sauber dokumentiert.
Kommunikation – direkt im Auftrag
Wenn Absprachen über verschiedene Kanäle verteilt werden, gehen wichtige Details schnell unter und mit wiederholten Abstimmungen geht Zeit, die sowieso schon knapp ist, verloren.
Mit Artesa läuft die Kommunikation direkt im Auftrag. Dein Team kann auf alle Infos mobil zugreifen und sieht sofort, woran gearbeitet wird und kann Anmerkungen, Änderungen oder Rückfragen direkt dort festhalten.
Wichtige Informationen werden so zentral gespeichert, Details gehen zwischen Chat und Anrufen nicht mehr verloren und alle arbeiten mit dem gleichen Stand.
Warum fehlende Abstimmung im Alltag so viel Zeit kostet, zeigen wir dir im Blog „Betriebsabläufe optimieren".
Dokumentation ohne extra Tools
Mit Artesa hältst du alle wichtigen Informationen direkt im Auftrag fest: Fotos, Notizen, Dateien oder Änderungen.
Auch Pläne, Aufmaßblätter oder Lieferscheine kannst du direkt im System kommentieren, markieren oder ergänzen – ohne sie auszudrucken oder in einem anderen Programm zu bearbeiten.
Du kannst außerdem festlegen, wann ein Arbeitsschritt als „fertig" gilt – zum Beispiel erst, wenn Fotos hochgeladen oder Formulare ausgefüllt wurden. So wird nichts vergessen und alle arbeiten nach dem gleichen Standard.
Aktueller Stand für das Team
Gerade bei mehreren Mitarbeitern ist es entscheidend, dass alle die gleichen Informationen haben. Durch die Dokumentation direkt im Auftrag sehen deine Mitarbeiter nicht nur, wo sie eingeplant sind, sondern auch, welchen Arbeitsschritt sie bearbeiten und was sich geändert hat.
So vermeidest du Rückfragen, weil Informationen fehlen oder unterschiedlich weitergegeben werden.
Gemeinsam machen wir deinen Betrieb fit für die Zukunft!
Los geht's!
Du möchtest die Kommunikation in deinem Team verbessern oder die Fotodokumentation deiner Projekte in Angriff nehmen? Wir unterstützen dich und dein Team bei der Prozessoptimierung mit passenden Einrichtungspaketen und gezielten Schulungen dabei. So führst du Artesa nachhaltig in deinem Betrieb ein.
Das sagen unsere Kunden
Zeiterfassung als Teil der Dokumentation
Arbeitszeiten werden direkt im Auftrag erfasst und automatisch gespeichert. Du siehst, wie viele Stunden auf einen Auftrag gebucht wurden und kannst diese direkt für Abrechnung und Nachkalkulation nutzen.
So hast du nicht nur einen Überblick über den Fortschritt, sondern auch eine saubere und nachvollziehbare Dokumentation deiner Projekte.
Wo im Alltag besonders viel Zeit verloren geht, zeigen wir dir im Blog „Zeitfresser im Handwerk".
Plane mit realen Verfügbarkeiten
Deine Mitarbeiter können über Artesa ganz einfach ihre Urlaubsanträge oder ausgefüllten Stundenzettel einreichen. Dank Benachrichtigungen in Echtzeit bleibst du immer auf dem Laufenden und kannst auf neue Anträge direkt reagieren.
Da Abwesenheiten wie Urlaub oder Krankheit außerdem bei der Planung sichtbar sind, siehst du sofort, wer verfügbar ist und vermeidest Fehlplanungen.
Alle Infos zum Auftrag
Alle Dateien, die im Chat verschickt werden, werden automatisch in der digitalen Auftragsakte gespeichert und können so jederzeit und überall aufgerufen werden.
Dokumente, Fotos, Nachrichten oder Änderungen – du musst nichts mehr zusammensuchen und kannst jederzeit nachvollziehen, was passiert ist.
Häufig gestellte Fragen
Die Dokumentation von Projekten ist entscheidend, da sie eine umfassende Aufzeichnung aller Aktivitäten bietet. Dies ermöglicht nicht nur eine transparente Kommunikation zwischen Teammitgliedern und Kunden, sondern fördert auch die Nachvollziehbarkeit der Arbeitsschritte und gibt dir Sicherheit bei nachträglichen Problemen mit Abnahmen, anderen Gewerken oder Versicherungen.
Durch klare Dokumentation können Arbeitsprozesse optimiert, Ressourcen effizienter eingesetzt und Qualitätsstandards eingehalten werden. Durch detaillierte Aufzeichnungen können Handwerker ihre geleistete Arbeit belegen, was nicht nur innerhalb des Betriebes von Vorteil ist, sondern auch rechtliche Sicherheit bietet. Darüber hinaus dient die Projekt- oder Baudokumentation als hilfreiche Grundlage für zukünftige Projekte, fördert die Zusammenarbeit im Team und schafft Vertrauen bei Kunden durch Transparenz und professionelle Arbeitsweise.
Das hat gleich mehrere Gründe: Einerseits ist es aus rechtlicher Sicht nicht ideal, die privaten Kommunikationsdienste auch für die Arbeit zu nutzen. Andererseits kommen WhatsApp und Co. technisch an ihre Grenzen, wenn es um die Dokumentation von Arbeitsschritten geht.
Die Messenger-Dienste sind nur zwischen zwei Geräten (Telefonnummern) verknüpft, während eine Software für alle Mitarbeiter zugänglich ist. Zudem geht viel Zeit verloren, um herauszufinden, wer was an wen geschickt hat – endloses Scrollen durch den Chat inklusive. Sollte ein privates Smartphone einmal kaputt gehen, sind meist auch die Fotos oder andere wichtige Informationen verloren. Mit einer Cloud-Anwendung kann dies nicht passieren.
Ein großer Vorteil von Artesa ist außerdem, dass es die Einstellung gibt, Arbeitsschritte und Projekte nur dann abschließen zu können, wenn eine gewisse Anzahl an Fotos gemacht wurde. Die Bilder werden dann in der digitalen Auftragsakte gespeichert, sodass sie jederzeit und von überall auf jedem Gerät abgerufen werden können.
Uns ist es wichtig, dass unsere Software einfach zu bedienen und benutzerfreundlich ist, sodass alle aus deinem Betrieb damit umgehen können. Deshalb haben wir unseren Chat vom Aufbau und Design her an bekannte Messenger-Dienste angelehnt. Darüber hinaus bieten wir Schulungen im Umgang mit Artesa an, damit auch wirklich jeder deiner Mitarbeiter ohne Probleme mit der Software arbeiten kann.
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