Effizienter Stempeln mit RFID - So sparen Handwerksbetriebe Zeit und vermeiden Fehler

Marvin FinkGeschäftsführer & Leiter Vertrieb

Wissenswertes

26. September 24Aktualisiert am 06. August 267 Minuten

Im letzten Blog-Beitrag haben wir die rechtlichen Grundlagen der Zeiterfassung für Handwerker erläutert und gezeigt, wie wichtig eine präzise und gesetzeskonforme Dokumentation der Arbeitszeiten ist.

Heute werfen wir einen Blick auf die RFID-Technologie und zeigen, wie sie in Kombination mit Artesa die Zeiterfassung optimieren und Abläufe im Betrieb deutlich vereinfachen kann.

Das Wichtigste in Kürze

So funktioniert es: Chip an das Lesegerät halten, fertig. Kein Anmelden, kein Passwort, keine Zettel.
Was du brauchst: ein RFID-Lesegerät ab etwa 20 Euro plus einen Rechner oder Tablet, das du ohnehin hast.
NFC ist RFID. Genauer: eine Untergruppe davon. Der Unterschied liegt in der Frequenz und darin, dass Smartphones NFC lesen können.
Der Platz dafür ist die Werkstatt. Auf der Baustelle stempelt dein Team weiter per App.

Einfache Zeiterfassung in der Fertigung.

Was ist RFID und wie funktioniert es?

RFID, oder Radio-Frequency Identification, ist eine moderne Technologie, die die Daten über Funkwellen überträgt. Sie besteht aus drei Hauptkomponenten: RFID-Tags, RFID-Lesegeräten und einer Datenverarbeitungssoftware.

RFID-Tags sind kleine Chips, die an Objekten oder Ausweisen angebracht werden. Diese Tags enthalten Identifikationsdaten, die bei Kontakt mit einem RFID-Lesegerät ausgelesen werden. Die Software verarbeitet diese Daten und speichert sie zur weiteren Verwendung.

Wichtig für die Praxis: Die Chips brauchen keine Batterie. Sie werden vom Feld des Lesegeräts mit Energie versorgt, weshalb ein Transponder jahrelang hält und im Zweifel auch mal die Wäsche in der Arbeitshose übersteht.

RFID oder NFC: Wo liegt der Unterschied?

Die beiden Begriffe werden oft gegeneinandergestellt, dabei ist NFC eine Untergruppe von RFID. Der Unterschied liegt in der Frequenz und damit in der Reichweite:

	Frequenz	Reichweite	Typisch für
LF	125 kHz	wenige Zentimeter	ältere Werksausweise, Schlüsselanhänger
HF / NFC	13,56 MHz	bis ca. 10 cm	Mitarbeiterausweise, Smartphones
UHF	865–868 MHz (EU)	mehrere Meter	Materialverfolgung, Lager

Für die Zeiterfassung im Handwerk ist HF beziehungsweise NFC der Normalfall. Der praktische Vorteil: Moderne Smartphones können NFC lesen, 125-kHz-Chips dagegen nicht. Wer also später einmal ohne festes Terminal auskommen will, ist mit NFC-Transpondern flexibler aufgestellt.

UHF klingt wegen der Reichweite verlockend, ist für die Zeiterfassung aber gerade deshalb ungeeignet: Ein Chip, der aus drei Metern gelesen wird, stempelt auch mal jemanden ein, der nur vorbeigeht.

Welche Chip-Formen es gibt

Die Technik ist dieselbe, die Bauform wählst du nach Arbeitsalltag:

Schlüsselanhänger — hält am meisten aus, der Klassiker in der Werkstatt.
Karte im Scheckkartenformat — lässt sich bedrucken, gut wenn der Ausweis ohnehin gebraucht wird.
Aufkleber oder Tag — für den Fall, dass der Chip an ein Werkzeug oder einen Helm soll.

Vorteile der Zeiterfassung und RFID-Systemen für Handwerksbetriebe

Automatische und präzise Zeiterfassung: Arbeitszeiten werden automatisch erfasst, was Fehler minimiert und manuelles Eintragen überflüssig macht.
Zentralisierte Verwaltung: Alle Daten landen direkt im System, gewährleisten einen reibungslosen Ablauf im Arbeitsalltag und reduzieren den Verwaltungsaufwand erheblich.
Komfort: Mitarbeiter müssen sich nicht mit E-Mail und Passwort anmelden, sondern nur ihren Chip an den Reader halten.
Transparenz: Mitarbeiter können dank des Bildschirmes überprüfen, ob Zeiten korrekt erfasst wurden, welche Aufgaben für den Tag anstehen, wo sie eingeteilt sind und sogar Fortschrittmeldungen abrufen. Außerdem können auch Baupläne, Materiallisten, Konstruktionsdaten sowie allgemeine PDF-Dokumente eingesehen werden.
Effizienz: Durch die Anzeige der Aufträge am Terminal erfolgt die auftragsbezogene Zeiterfassung automatisch. Dadurch können die Arbeitszeiten für einzelne Aufträge unkompliziert und präzise erfasst werden. Das ermöglicht später eine effizientere und genauere Überprüfung und vereinfacht die Nachkalkulation, sodass diese nicht nur präziser, sondern auch deutlich einfacher und schneller durchgeführt werden kann.
Sicherheit und Datenschutz: Terminals loggen sich nach 30 Sekunden automatisch ab, um unbefugten Zugriff zu verhindern.

RFID und Artesa – wie funktioniert das?

Die erfassten Daten werden direkt in der Zeiterfassung von Artesa angezeigt und fließen automatisch in den Stundenzettel ein, ohne dass zusätzliche manuelle Schritte benötigt werden.

Die Automatisierung der Datenerfassung ermöglicht eine Echtzeiterfassung von Arbeitszeiten, Pausen und Überstunden, spart Zeit und reduziert Fehler sowie administrativen Aufwand. Dies ist besonders vorteilhaft für größere Handwerksbetriebe ab 10 Mitarbeitern, da es Verwaltungsarbeit minimiert und Datenverlust effektiv verhindert.

Dank der übersichtlichen Software, die sowohl mobil auf Tablets oder stationär auf industriefähigen Panel PCs verwendet werden kann, werden die gesammelten Daten in der Artesa-Software direkt angezeigt. Das erleichtert die Überprüfung von Arbeitszeiten und Überstunden, vereinfacht die Nachkalkulation und ermöglicht eine effiziente Zuordnung zu Aufträgen oder Projekten.

Integration von RFID in den Handwerksbetrieb:

Mit dem RFID-System stempeln Mitarbeiter ihre Arbeitszeiten, Pausen und Überstunden einfach und effizient ein und aus, indem sie ihren RFID-Tag - Ausweis, Karte oder Schlüsselanhänger - an ein Lesegerät halten.

Der Prozess läuft folgendermaßen ab:

Jeder Mitarbeiter im Handwerksbetrieb erhält einen individuellen RFID-Tag.
Ein RFID-Lesegerät wird an jedem Bildschirm an den unterschiedlichen Arbeitsplätzen im Betrieb installiert.
Mitarbeiter stempeln sich zu Beginn und Ende der Schicht sowie bei Pausen ein und aus und können über den Bildschirm die Zeiten, Aufgaben sowie Fortschritte einsehen.
Dabei gibt es zwei Hauptmodi: Zum einen das einfache Ein- und Ausstempeln für Beginn, Pause und Ende der Arbeitszeit. Interessanter ist jedoch das Stempeln auf spezifische Aufträge. Das erfolgt, wenn ein Auftrag abgeschlossen und ein neuer begonnen wird. Vor dem Start eines neuen Auftrags verschafft man sich einen Überblick über alle relevanten Dokumente und PDFs, die zum Auftrag hochgeladen wurden, bevor man mit dem Stempeln beginnt.
Alle Daten werden automatisch abgespeichert und im System ausgewertet.

Welche Geräte benötige ich für die Nutzung von RFID im Handwerk?

In den letzten Jahren haben wir verschiedene Geräte getestet und dabei teure Industrie-Panel-PCs eingesetzt, die speziell gegen Staub geschützt sind. Allerdings können diese Geräte technisch oft nicht mehr mit den aktuellen Anforderungen mithalten. Daher empfehlen wir, die schon bestehende Hardware nachzurüsten. RFID-Lesegeräte sind einfach zu beschaffen, kostengünstig und kompatibel mit allen Geräten. Sie funktionieren sowohl mit mobilen Anwendungen auf Android- oder Windows-Tablets als auch mit stationären Windows-PCs.

Welche Geräte sich sonst noch für Werkstatt und Baustelle eignen, haben wir in Die richtige Hardware zur richtigen Handwerkersoftware gesammelt.

Basisvariante: Ein einfaches RFID-Lesegerät (ca. 20 € - Stand: 30.08.2024), das an bestehende Computer, Tablets oder Terminals angeschlossen wird.

Gerätekompatibilität: Die RFID-Technologie ist unabhängig von den verwendeten Geräten und funktioniert auf allen bekannten Systemen (Android, Apple-IOS, Windows, etc.)

Wo RFID an seine Grenzen kommt

Damit die Erwartung stimmt, hier die ehrliche Kehrseite:

Kein Nachweis, wo gearbeitet wurde
Das Lesegerät belegt nur, dass jemand am Terminal war. Wenn du den Einsatzort dokumentieren musst, brauchst du die Zeiterfassung mit GPS-Tracking.

Ein Terminal steht dort, wo Strom und ein Rechner sind. Mobile Teams stempeln weiter per App auf dem Handy.

Kollegen können sich theoretisch gegenseitig einstempeln. Das ist kein technisches, sondern ein Vertrauensthema, und mit einem Papierzettel wäre es genauso.

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Deshalb ist RFID bei uns auch kein Ersatz, sondern eine zusätzliche Stempel-Möglichkeit neben App und Rechner. Welche Wege es insgesamt gibt, steht im Überblick zur Arbeitszeiterfassung im Handwerk.

Der Ansatz lohnt sich vor allem in der stationären Fertigung, also genau dort, wo viele Kollegen kurz hintereinander stempeln: bei Metallbauern und Schreinern etwa, deren Werkstatt morgens gleichzeitig anläuft.

Häufige Fragen zur RFID-Zeiterfassung

Das Lesegerät liegt bei etwa 20 Euro, die Transponder bei wenigen Euro pro Stück. Ein separates Terminal brauchst du nicht, wenn du einen vorhandenen Rechner oder ein Tablet nutzt. Teuer wird es nur, wenn man auf Industrie-Panel-PCs setzt, was wir aus Erfahrung nicht mehr empfehlen.

NFC ist eine Untergruppe von RFID und arbeitet bei 13,56 MHz. Der praktische Unterschied: NFC-Chips lassen sich auch von Smartphones lesen, ältere 125-kHz-Chips nicht.

Für das Auslesen des Chips selbst braucht es keine Verbindung. Damit die Zeit im System landet, muss das Gerät die Daten aber übertragen können, in der Werkstatt in der Regel per WLAN.

Der Chip überträgt nur eine Kennnummer, keine personenbezogenen Daten. Die Zuordnung passiert im System. Wie bei jeder Zeiterfassung gilt: Es dürfen nur die Daten erhoben werden, die für die Arbeitszeitdokumentation nötig sind, und der Betriebsrat ist bei der Einführung mitbestimmungsberechtigt.

Oft ja, wenn sie einen lesbaren RFID-Chip enthalten und das Lesegerät die passende Frequenz unterstützt. Das lässt sich mit einem Testgerät in wenigen Minuten klären.

Wenn weitere Fragen zum Thema bestehen oder Interesse an der Integration der Arbeitszeiterfassung mit RFID-System in den Betrieb besteht, gerne direkt bei uns nachfragen!