Terminplanung im Handwerk: Methoden, Vorgehen und typische Fehler

Termine sind im Handwerk die Währung, in der Kunden Verlässlichkeit messen. Und sie sind der Punkt, an dem sich im Betrieb entscheidet, ob eine Woche ruhig läuft oder ob ab Mittwoch telefoniert und umgeplant wird.

Dabei scheitert Terminplanung selten an der Methode. Sie scheitert daran, dass der Termin zugesagt wird, bevor jemand weiß, wer ihn eigentlich machen soll.

Warum Terminplanung im Handwerk so oft schiefgeht

Die üblichen Verdächtigen sind fast immer dieselben:

• Der Termin wird beim Kundengespräch zugesagt, ohne dass jemand in den Plan geschaut hat.
• Wie lange ein Arbeitsschritt wirklich dauert, weiß nur der Kollege, der ihn sonst macht.
• Krankheit, Materiallieferung oder eine Baustelle, die noch nicht frei ist, waren nicht eingeplant.
• Der Plan hängt an der Wand oder liegt in einer Tabelle, aber draußen weiß niemand davon.

Alle vier haben eine gemeinsame Ursache: Es fehlt der Überblick darüber, was der Betrieb in einem bestimmten Zeitraum überhaupt leisten kann. Terminplanung ist deshalb immer auch Kapazitätsplanung.

Die zwei Grundmethoden der Terminierung

Rückwärtsterminierung: vom Endtermin zurückrechnen

Du kennst den Termin, an dem es fertig sein muss, und arbeitest von dort rückwärts. Für jeden Arbeitsschritt schätzt du die Dauer und landest so beim spätestmöglichen Starttermin.

Passt, wenn der Endtermin feststeht: Küche zum Einzugstermin, Gerüst zum Baubeginn, Messestand zur Eröffnung.

Vorteil: Du siehst sofort, ob der Termin überhaupt zu halten ist. Wenn die Rückwärtsrechnung in der Vergangenheit landet, hast du das Problem erkannt, bevor du zusagst.

Vorwärtsterminierung: vom Start nach vorn planen

Du weißt, wann du anfangen kannst, und planst Schritt für Schritt nach vorn. Am Ende steht der frühestmögliche Fertigstellungstermin.

Passt, wenn der Endtermin offen ist und du dem Kunden sagen willst, wann realistisch mit der Fertigstellung zu rechnen ist. Der Normalfall bei Reparaturen, Wartungen und Aufträgen aus der Warteschlange.

Vorteil: Du gibst nur Termine raus, die du auch halten kannst, statt einen Wunschtermin zu bestätigen.

Was du zusammenhaben musst, bevor du planst

Beide Methoden liefern nur dann brauchbare Termine, wenn vier Angaben stimmen:

• 1
  Arbeitsschritte

  In welche Schritte zerfällt der Auftrag? Aufmaß, Fertigung, Lieferung, Montage, Abnahme. Wer nur „Küche einbauen" plant, kann nicht terminieren.

• 2
  Dauer je Schritt

  Wie lange dauert jeder Schritt erfahrungsgemäß? Hier zahlt sich aus, wenn du die tatsächlichen Zeiten aus vergangenen Aufträgen kennst, statt zu schätzen.

• 3
  Abhängigkeiten

  Was muss fertig sein, bevor der nächste Schritt startet? Fremdgewerke und Materiallieferungen gehören mit in die Rechnung, auch wenn du sie nicht steuerst.

• 4
  Verfügbare Kapazität

  Wer ist in dem Zeitraum überhaupt da? Urlaub, Krankheit, Schulungen und laufende Aufträge gehen von der verfügbaren Zeit ab, bevor du den neuen Auftrag einplanst.

Punkt zwei ist der wunde Punkt in den meisten Betrieben. Solange niemand weiß, wie lange etwas wirklich dauert, ist jede Terminplanung eine Schätzung auf Basis von Bauchgefühl. Eine saubere Zeiterfassung liefert dir genau diese Erfahrungswerte, ohne dass du extra dafür etwas tun musst.

Fünf Schritte zu einem belastbaren Termin

1. Auftrag aufnehmen. Kunde, Leistungsumfang, Besonderheiten und ein eventuell fixer Endtermin.
2. In Arbeitsschritte zerlegen und je Schritt Dauer und benötigte Qualifikation festhalten.
3. Methode wählen. Fixer Endtermin heißt rückwärts, offener Endtermin heißt vorwärts.
4. Gegen die Kapazität prüfen. Passt der Auftrag in den Zeitraum, ohne einen anderen zu verdrängen? Wenn nicht, ist das der Moment für ein ehrliches Gespräch mit dem Kunden.
5. Puffer setzen und zusagen. Erst dann geht der Termin raus.

Womit planen: Kalender, Tabelle oder Plantafel

Der Wandkalender funktioniert, solange ein Mensch alles im Kopf hat und alle im selben Raum sitzen. Bei mehreren Kolonnen ist Schluss.

Die Tabelle hält mehr aus, aber niemand aktualisiert sie unterwegs. Sie zeigt außerdem nicht, ob jemand doppelt verplant ist. Wo Excel im Handwerk sonst noch an Grenzen kommt, haben wir hier gesammelt: Warum Excel im Handwerk heute nicht mehr funktioniert.

Die digitale Plantafel zeigt Aufträge und Mitarbeitende nebeneinander auf einer Zeitachse. Doppelbelegungen und Leerlauf fallen sofort auf, und Änderungen sind draußen sofort sichtbar. Genau das ist der Unterschied, der zählt, wenn morgens jemand ausfällt: Wie du solche Engpässe abfängst, beschreibt der Beitrag zum Mitarbeiterausfall.

Terminplanung mit Artesa

In Artesa hängen Termin, Auftrag und Mitarbeitender zusammen, statt in drei getrennten Systemen zu leben. Du legst den Auftrag in der Auftragsverwaltung an, zerlegst ihn in Arbeitsschritte und ziehst diese auf der Plantafel auf die Mitarbeitenden, die tatsächlich verfügbar sind. Urlaub und Abwesenheiten sind dabei schon abgezogen.

Ändert sich etwas, verschiebst du den Arbeitsschritt und alle Beteiligten sehen den neuen Stand sofort auf dem Handy. Was tatsächlich gebraucht wurde, läuft über die Zeiterfassung zurück in die Nachkalkulation und macht deine nächste Schätzung genauer.

Wie sich das in die übrigen Abläufe einfügt, zeigt der Beitrag zur Prozessoptimierung im Handwerk. Und wenn du die Planung insgesamt neu aufstellen willst, lohnt der Blick auf die Mitarbeiterplanung.

Häufige Fragen zur Terminplanung im Handwerk