Einblicke aus der Praxis
Objekteinrichtung Hengelhaupt
Erfolgsgeschichte
Woran merkt man eigentlich, dass Planung im Betrieb nicht mehr richtig funktioniert?
Nicht an einem großen Fehler – sondern daran, dass Abstimmung zur täglichen Aufgabe wird. Informationen müssen gesucht werden, Rückfragen häufen sich und Entscheidungen kosten Zeit, die im Arbeitsalltag eigentlich fehlt.
Genau das wurde im Alltag bei Hengelhaupt, einem Innenausbauer mit rund 60 Mitarbeitern, zunehmend spürbar. Planung war vorhanden – aber nicht dort gebündelt, wo sie täglich gebraucht wurde: im Zusammenspiel von Büro, Fertigung und Montage.
- Laden- und Gastronomiebau
- Innenausbau
- Gehobener Privatbereich
- deutschlandweit & international
Hengelhaupt arbeitet projektbezogen und individuell. Die Anforderungen an Planung, Koordination und Transparenz sind entsprechend hoch – insbesondere zwischen Büro, Fertigung und Montage.
Ein großer Teil unserer Zeit floss früher in Abstimmung und Organisation statt in produktive Arbeit.
Ausgangslage
Planung vorhanden – Überblick fehlte
- Excel-Tabellen für die Planung
- Kalenderlösungen für Terminübersichten
- Analoge Zettel & Tabellen
- Informationen verteilt auf mehrere Systeme
- Rückfragen zwischen Büro und Fertigung
- Zusätzlicher Abstimmungsaufwand
- Fehlender Gesamtüberblick
- Zeitverlust durch Suchen & Nachfragen
Die Umsetzung im Betrieb
Wie Artesa bei Hengelhaupt eingeführt wurde
Mit Artesa wurde bei Hengelhaupt das Ziel verfolgt, Planung zentral, transparent und für alle nutzbar zu machen – nicht nur im Büro, sondern dort, wo die Arbeit tatsächlich stattfindet. Entscheidend war dabei, bestehende Abläufe nicht grundsätzlich zu verändern, sondern sie klarer und nachvollziehbarer zu strukturieren.
Im Mittelpunkt standen vier zentrale Aspekte, die den Arbeitsalltag spürbar erleichtern sollten.
Gemeinsame Planung für alle Beteiligten
Planung sollte nicht länger nur eine Aufgabe des Büros sein. Stattdessen war es wichtig, dass alle Beteiligten mit demselben Informationsstand arbeiten – unabhängig davon, ob sie im Büro, in der Fertigung oder auf der Montage tätig sind. Damit die Mitarbeiter, den aktuellen Stand des Auftrages in den einzelnen Bereichen nachvollziehen können.
Durch die gemeinsame Planung sind Aufgaben, Zuständigkeiten und Termine heute für alle sichtbar. Das schafft Klarheit und reduziert Rückfragen, bevor sie überhaupt entstehen.
Projektinformationen direkt am Auftrag
Zuvor lagen wichtige Informationen oft verteilt: Pläne an einem Ort, Fotos an einem anderen, Notizen irgendwo dazwischen. Das führte im Alltag zu Suchaufwand und unnötiger Abstimmung.
Heute sind alle relevanten Informationen direkt im Auftrag gebündelt – von Dokumenten über Bilder bis hin zu ergänzenden Hinweisen. So ist jederzeit nachvollziehbar, wie ein Projekt umgesetzt werden soll, auch wenn mehrere Mitarbeiter beteiligt sind.
Klare Zuordnung von Aufgaben und Zeiten
Ein weiterer wichtiger Punkt war die eindeutige Zuordnung von Aufgaben und Arbeitszeiten. Mitarbeiter sollen wissen, welcher Auftrag aktuell ansteht, welche Aufgaben dazugehören und wo sie eingeplant sind.
Diese Klarheit sorgt für Orientierung im Tagesgeschäft und erleichtert die Abstimmung zwischen den einzelnen Bereichen. Gleichzeitig entsteht eine verlässliche Grundlage für Nachvollziehbarkeit und spätere Auswertungen.
Zugriff für Büro, Fertigung und Montage
Entscheidend für die Akzeptanz im Betrieb war, dass alle Bereiche gleichermaßen Zugriff auf die Planung haben. Informationen stehen dort zur Verfügung, wo sie gebraucht werden – im Büro genauso wie in der Fertigung oder auf der Baustelle.
Gerade die Kombination aus klarer Planung und direkt verfügbaren Bildern erleichtert die Umsetzung im Alltag und reduziert Unsicherheiten.
In der Fertigung habe ich heute einen viel besseren Überblick. Ich sehe welche Aufträge mir zugewiesen sind und was als Nächstes ansteht.
Spürbarer Nutzen im Arbeitsalltag
Der Mehrwert von Artesa im täglichen Arbeiten
Der Mehrwert von Artesa zeigt sich bei Hengelhaupt vor allem im täglichen Arbeiten – vor allem in klaren Abläufen und mehreren Stunden Zeitersparnis.
Weniger Rückfragen
Zwischen Büro, Fertigung und Montage sind Abstimmungen deutlich zurückgegangen.
Klarere Zuständigkeiten
Jeder weiß, welcher Auftrag ansteht und welche Aufgaben dazugehören.
Strukturierte Projektabläufe
Von der Planung bis zur Umsetzung folgen Projekte einem klaren, nachvollziehbaren Ablauf.
Informationen jederzeit verfügbar
Digitale Auftragsakten bündeln Dokumente, Fotos und Abnahmen an einem Ort.
Reduzierte Liegezeiten
Durch bessere Planung und Transparenz werden unproduktive Wartezeiten minimiert.
Digitale Auftragsakten bündeln heute Dokumente, Fotos und Abnahmen an einem Ort und bleiben auch langfristig abrufbar.
Fazit
Was die Erfahrung von Hengelhaupt zeigt
Die Erfahrung von Hengelhaupt zeigt, dass digitale Planung dann überzeugt, wenn sie den Arbeitsalltag spürbar vereinfacht. Entscheidend ist nicht die Technik selbst, sondern eine Lösung, die Informationen bündelt, Zuständigkeiten klärt und für alle Beteiligten nutzbar ist.
Mit Artesa arbeitet Hengelhaupt heute mit einer gemeinsamen Planungsgrundlage für Büro, Fertigung und Montage. Das reduziert Abstimmung, schafft Übersicht und sorgt für strukturierte Abläufe – genau dort, wo sie täglich gebraucht werden.
Mit Artesa haben wir Planung geschaffen, die für alle im Betrieb sichtbar ist. Das reduziert Abstimmung und bringt spürbar Struktur in den Alltag.
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