Über die Erfassung trägst du deine Arbeitszeiten ein und schließt erledigte Arbeitsschritte ab. In der Tagesübersicht siehst du genau, welche Aufgaben dir zugeordnet sind.
Auf einen Blick
In der Erfassung siehst du, was heute ansteht: Alle Arbeitsschritte, die dir zugewiesen sind, werden übersichtlich angezeigt.
Du kannst den Tag ändern, entweder über oder durch Klick auf das Datum. Mit Jetzt springst du direkt zum aktuellen Tag.
Filtere oben links mit nach Bereichen oder ändere rechts die Ansicht – z. B. zur Monatsübersicht. Du entscheidest, ob du alle Arbeitsschritte sehen willst oder nur deine eigenen.
Die Arbeitsschritte sind farblich sortiert. Je nach Status wirken sie unterschiedlich stark - abgeschlossene sind transparent und durchgestrichen.
Ein roter Punkt zeigt dir, wenn es neue Nachrichten im Chat gibt, damit du immer auf dem Laufenden bleibst.
Zeit erfassen
Wähle einen Arbeitsschritt durch Anklicken aus und ein Fenster öffnet sich. In diesem Fenster werden dir alle relevanten Informationen zu einem Auftrag und die dazugehörigen Arbeitsschritte angezeigt. Außerdem kannst du dich, falls noch nicht geschehen, dem Auftrag zuordnen.
In der oberen Hälfte des Fensters siehst du ein Prozessdiagramm aller Arbeitsschritte, dabei ist dein aktueller Arbeitsschritt grün umrandet. Über das Prozessdiagramm kannst du zwischen den einzelnen Arbeitsschritten navigieren.
Wenn du einen Arbeitsschritt geöffnet hast, kannst du für diesen deine Zeiten erfassen. Klicke dafür entweder auf Einstempeln oder direkt auf die entsprechende Tätigkeit. (Tätigkeiten werden von Admins in den Einstellungen definiert. Diese können zum Beispiel Arbeit oder Pause sein).
Wenn du eingestempelt bist, verfärbt sich die Zeile grün. So hast du immer im Blick auf welcher Tätigkeit du dich eingestempelt hast. Außerdem werden deine Zeiten automatisch in deinen Stundenzettel übertragen.
Wenn du das Fenster schließt, siehst du unten auf dem Bildschirm, dass deine Arbeitszeit erfasst wird. Auf der rechten Seite kannst du diese pausieren/fortsetzen / oder dich über ausstempeln. Falls du gerade keinen Arbeitsschritt bearbeitest, kannst du dich auch in Verteilzeit einstempeln. Drücke dafür auf und wähle eine von deinem Admin definierte Verteilzeit aus.
Aufgaben erledigen
Im unteren Bereich eines Arbeitsschritt-Fensters findest du, falls vorhanden, Aufgaben, die mit dem Schritt verknüpft sind.
Auf der rechten Seite siehst du das Fälligkeitsdatum und die zugewiesenen Mitarbeitenden.
Mit dem Kontrollkästchen aufd er linken Seite kannst du eine Aufgabe abhaken. Sie wird dann als erledigt markiert und durchgestrichen.
Fährst du mit der Maus über eine abgeschlossene Aufgabe, erscheint die Info, wer sie wann abgeschlossen hat.
Klickst du in das Textfeld der Aufgabe, kannst du sie bearbeiten. Rechts kannst du das Fälligkeitsdatum ändern () und einen Mitarbeiter zuweisen (). Um das Datum oder die Zuweisung zu entfernen, klickst du einfach auf das jeweilige Element und dann auf das x. Möchtest du eine Aufgabe komplett entfernen, klickst du auf .
Mit Aufgabe hinzufügen, kannst du jederzeit neue Aufgaben ergänzen.
Arbeitsschritt abschließen
Um einen Arbeitsschritt abzuschließen, wähle ihn aus der Liste aus und öffne das Fenster durch einen Klick.
Bevor du den Schritt abschließen kannst, müssen eventuell noch Dateien hochgeladen werden. Das geht direkt im Chat auf der linken Seite, dieser funktioniert ähnlich wie WhatsApp. Du kannst dort Dateien hochladen und Nachrichten zum Auftrag schreiben oder empfangen.
Eine Übersicht aller bereits hochgeladenen Dateien findest du oben im Reiter Dateien.